データベース初心者入門講座(携帯版)

表計算ソフトとデータベースの違い

ビジネスでよく使われている表計算ソフトには、Microsoft Excel があります。

誰でも一度は使ったことのあるソフトウェアではないでしょうか?

Excel(エクセル)は、とても優れたソフトウェアです。

表を作成したり、計算したり、グラフを作成することも簡単にできます。

Excelは、ちょっと使い方を学べば、すぐに使えるようになります。

表計算ソフトは、直感的に使えます。

Word(ワード)が使える人なら、Excel を習得するのに、それほど時間はかかりません。

何の準備をしなくても、すぐに使えるのが、表計算ソフトの特徴です。

ただし、Excelのような表計算ソフトには、短所もあります。

表計算ソフトは、大量のデータを扱うことには向いていません。

データ量が増えると、データの管理が大変になるからです。

表計算ソフトは、ワークシートにデータを入力します。

データとデザイン(書式)が、同じワークシートに保存されています。

つまり、ごちゃ混ぜになっている状態です。

ちょっとデザインを変えたワークシートを、新たに作ろうと思うと、データをコピーしますよね?

実は、これがデータが重複する原因となり、データの管理が大変になるのです。

表計算ソフトの問題点を改善したのが、データベースソフトです。

データベースは、すぐに使うことはできません。

あらかじめテーブルを設計するという作業が必要です。

表計算ソフトは直ぐに使えるのに対して、データベースソフトは、テーブルの設計から始まるので、初心者は面倒に感じるかもしれません。

データベースでは、まずテーブルというデータを保存する場所を作ります。

テーブルには、フィールドという列を作り、入力するデータのデータ型を決めます。
■例

県CD  県名
----------------
数値型 文字列型


データ型を決めておくことで、ユーザーが間違ったデータを入力するミスを防げるメリットがあります。

入力データの値をチェックしたり、重複しないようにするなどの設定が簡単にできることもメリットです。

またリレーショナルデータベースでは、データを解析して、複数のテーブルに分けるのも特徴です。

必要な時に、クエリやSQL言語を使って、テーブルを結合して、必要なデータに組み立てます。

データベースでは、データを保存する場所はテーブル、加工するのはクエリ、表示するのはフォームやレポートと、役割が明確に分けられています。

そのため、データが1箇所で管理されているので、データとデザインを分離できます。

ちょっとデザインを変えたかったら、フォームやレポートを複数作成すればいいだけです。

テーブルはそのままでいいので、大量のデータでも管理しやすいのです。

クエリやSQL言語という、データベースを操作するのに強力なツールが使えることも、メリットです。


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